6 wskazówek jak zwiększyć zaangażowanie uczestników podczas eventów online

Pracując online, codziennie spotykamy się z wyzwaniami świata wirtualnego. Adaptacja komunikacji w formie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych umożliwia skuteczną pracę zdalną. Wciąż jednak napotykamy problemy z zaangażowaniem uczestników, nie mając pewności, czy po drugiej stronie ktoś faktycznie jest. Jak więc odzyskać kontrolę na wydarzeniu? Jak zwiększyć zaangażowanie uczestników podczas eventów online, aby rzeczywiście byli jego częścią?

Żyjąc w erze digitalizacji, gdy w każdej minucie nowe treści pojawiają się na portalach internetowych, dużo szybciej rozpraszamy się i trudniej nam skupić uwagę na dłuższy okres czasu. Nasza potrzeba “nowego” i “ciekawszego” utrudnia nam przyswajanie treści, czego mogliśmy doświadczyć uczestnicząc w licznie organizowanych webinarach. Nie trudno jednak zauważyć, że organizatorzy webinarów nie kładą nacisku na zaangażowanie uczestników, tworząc swoje wydarzenie jako jednostronny streaming, bez możliwości interakcji odbiorców. Problemy, które najmocniej się uwypuklają, to nie tylko brak zaangażowania uczestników, ale też brak pewności, czy w ogóle uczestnik znajduje się przed ekranem komputera. A przecież nie o to chodzi organizując wydarzenie. Jak więc zaangażować uczestników wydarzenia i upewnić się, że przez cały czas będą aktywnym odbiorcą treści?

Dlaczego zaangażowanie uczestników jest takie ważne?

Jako organizator wydarzenia chcemy, aby nasz event odniósł sukces, spotkał się z aprobatą zarówno odbiorców jak i naszych przełożonych. Realizacja celów eventu, jak nawiązywanie relacji czy współpracy biznesowej zależy od tego, czy uczestnicy wezmą udział w wydarzeniu wiedząc, że nie będzie to strata ich cennego czasu. Obecnie podczas wydarzeń online nie jesteśmy w stanie określić, czy odbiorca słucha naszej prelekcji, czy gotuje obiad w kuchni na swoim home office. Nie mamy fizycznej kontroli nad uczestnikami, także jedyne co możemy zrobić, to sprawić, żeby czuli się zaangażowani i zaciekawieni przebiegiem wydarzenia. Musimy więc zapewnić infrastrukturę umożliwiającą integrację oraz zaangażowanie się uczestników.

Czy możliwe jest uzyskanie tego samego poziomu zaangażowania uczestników co na evencie “na żywo”?

W obliczu wyzwań, o których wcześniej pisałam, zaangażowanie uczestników zdecydowanie jest możliwe, jednakże stanowi wyzwanie dla event managerów. Istotnym jest dopasowanie treści do potencjalnych odbiorców, ich zainteresowań i oczekiwań względem eventu online. Jednak kluczem do pełnego zaangażowania odbiorców jest połączenie trzech elementów: ciekawej agendy, kreatywnych pomysłów i odpowiednich narzędzi do ich realizacji. 

Ciekawa agenda

Stworzenie interesującego planu zachęci potencjalnych użytkowników do zarejestrowania się na wydarzenie. Przygotowując agendę swojego wydarzenia zastanów się, jakie tematy są obecnie aktualne i mogą dotyczyć pracy bądź zainteresowań potencjalnego uczestnika eventu. Zastanów się, jaki temat byłby dla Ciebie interesujący, a obecnie nie jest tak często poruszany w środowiskach biznesowych. Nie powielaj po raz kolejny tematów, które były wielokrotnie omawiane, a jeżeli jest to konieczne, postaw na nową kontekstualizację. 

Kreatywne pomysły i ich realizacja

Gdy agenda Twojego spotkania zostanie już tematycznie zagospodarowana, warto zastanowić się, jakie elementy można wprowadzić, aby poszczególne prelekcje stały się bardziej atrakcyjne dla uczestników. Pomyśl, co podobało Ci się na innych eventach online, co się nie sprawdziło, a czego brakowało. Pozytywne zaskoczenie uczestników eventu zwiększy poziom zaangażowania, zachęcając ich do słuchania z większą uwagą. Konkretne, kreatywne elementy znajdziesz w dalszej części artykułu.

Wskazówki dla zwiększenia poziomu zaangażowania

1. Postaw na ekscytujące treści

Tworząc ciekawą agendę koniecznym jest dopilnowanie, aby treść poszczególnych prelekcji była równie interesująca, co jej temat. Zastanów się, czy treść dopasowana jest do odbiorcy, czy realnie wniesie nowe informację, bądź nową perspektywę do życia i pracy uczestnika. Nie warto decydować się na przesadnie długie prelekcje, lepiej pozostawić odbiorcę w niedosycie, tak aby sam chciał uzupełnić swoją wiedzę, niż stracić jego uwagę po pierwszych dwudziestu minutach wystąpienia. Pamiętaj, że wizualna część jest równie ważna co merytoryczna część prezentacji. Zadbaj o treść w kreatywnej, skupiającej uwagę formie – kolorowe wykresy, słupki pomiarowe, grafiki będą dużo skuteczniej przyciągną uwagę, niż szare slajdy PowerPointa.

2. Dobierz narzędzia techniczne

Analogicznie do wyboru sali konferencyjnej na evencie offline, bardzo ważnym jest aby dopasować odpowiednią platformę online do potrzeb naszego eventu. Zanim zdecydujesz się na jednostronny streaming, który nie wpływa pozytywnie na zaangażowanie uczestników wydarzenia, zrób research i zobacz jakie możliwości obecnie oferują platformy eventowe. Poza wirtualnym pokojem konferencyjnym, wiele platform zapewnia narzędzia umożliwiające interakcje między prelegentami, uczestnikami, wystawcami i organizatorem wydarzenia. Dodatkowo też systemy te wyposażone są w narzędzia do głosowań, ankiet, pytań, czy konkursów na żywo. Chcąc zapewnić wysoki poziom zaangażowania warto zrobić wszystko co możliwe, aby zbliżyć poziom customer experience do tego jaki osiągamy na eventach offline. Psst, Eventory jest właśnie taką platformą. 😉

3. Zastosuj interaktywne narzędzia

Zaangażowanie uczestników nie tylko polega na poziomie ich skupienia, ale też realnego udziału w wydarzeniu, które jest możliwe dzięki platformie bogatej w interaktywne narzędzia. Najbardziej angażujące oraz sprawdzone atrakcje to m.in: głosowania na żywo, ankiety na żywo, pytania na żywo, sesja Q&A, chat dla uczestników, networking online, konkursy np. quizy, czy trivia online, aplikacja mobilna.

• Głosowania na żywo – możesz przeprowadzić takie głosowanie na samym początku wydarzenia, chcąc już od pierwszej minuty zaangażować uczestników, pokazując im, że ich udział w tym wydarzeniu online jest niezbędny i wychodzi poza bierne słuchanie wykładów. Przykładowo możesz poprosić uczestników o udział w głosowaniu odnośnie ważnych dla nich lub dla Ciebie kwestii, oddać im w ten sposób pałeczkę dowodzenia. W ten sposób dajesz sygnał odbiorcom, że ich opinie są ważne dla organizatora, przez co faktycznie czują się częścią wydarzenia.
• Ankiety na żywo – analogicznie do głosowań na żywo, dając uczestnikom możliwość wypowiedzenia się, pokazujesz, że ich wkład w wydarzenie realnie wpływa na jego kształt. Możesz stworzyć ankietę z pytaniem: „O czym chciałbyś/chciałabyś porozmawiać na dzisiejszym spotkaniu?” Pytanie to zachęci uczestników do interakcji i będą oni bardziej zaangażowani czekając z uwagą, aż prelegent, bądź organizator poruszy kwestię przez nich zaproponowane. To narzędzie możesz także wykorzystać do zbierania cennych informacji od swojej grupy docelowej.
• Pytania na żywo – standardowe sesje Q&A prawie nigdy nie odpowiadają na potrzeby uczestników, ponieważ wiedzą oni, że albo nie wystarczy czasu na ich pytanie, albo „nie dopchają” się do głosu, a w głównym czacie pytania najzwyczajniej znikają w natłoku konwersacji. Funkcja pytań na żywo pozwala uporządkować proces zadawania pytań, ogranicza także ryzyko przeoczenia niektórych wiadomości, a także ułatwia organizatorowi analizę pytań i daje możliwość odniesienia się np. mailowo do tych, na które nie udało się udzielić odpowiedzi.
• Chat dla uczestników – chat jest dodatkową formą zaangażowania uczestników, gdyż pozwala na swobodne komentowanie wydarzenia przez wszystkich użytkowników. Czy to merytoryczne komentarze, czy zabawne uwagi, tworzą kolejną przestrzeń na zaangażowanie się osób, które potrzebują większej stymulacji intelektualnej, niż samo słuchanie prelegenta.
• Networking online – dając uczestnikom możliwość nawiązywania bezpośrednich relacji podczas wydarzenia online sprawiamy, że po pierwsze uczestnicy chcą być aktywnymi uczestnikami wydarzenia, aby znaleźć osobę, z którą będą chciały nawiązać kontakt, a dodatkowo chętniej zaangażują się w treści spotkania tak, aby móc z łatwością podjąć rozmowę z nowo poznaną osobą. Networking można zorganizować zarówno w formie czatu 1:1, jak i umawiania spotkań wirtualnych.
• Konkursy dla uczestników – elementy grywalizacji zawsze angażują uczestników. Możliwość zdobycia nagród, ale też samo indywidualne wyróżnienie zwycięzcy ogromną motywacją do aktywnego uczestnictwa w wydarzeniu! Dostępnych jest bardzo wiele narzędzi do konkursów, np. QR kody, którymi można urządzić wirtualne zbieranie kodów czy zawody na najbardziej aktywnego uczestnika.

4. Zaproś ciekawych prelegentów

Oprócz interesującej treści, kreatywnej prezentacji, ważnym jest też zadbanie o odpowiednią prezentację. Dobierz sprawdzonych prelegentów, którzy mówią ciekawie na dany temat, są pasjonujący i  mają wysoki poziom kompetencji językowych. Nie zapomnij także ustalić z prelegentami planu ich wypowiedzi, abyś miał kontrolę nad tym, w którą stronę dąży wystąpienie, czy prelegent nie schodzi za bardzo z tematu. Jeżeli wiesz z innych wystąpień, że prelegent ma skłonności do rozwodzenia się nad tematem, warto zdecydować się na wykład w formie rozmowy lub dyskusji z moderatorem, tak aby prelekcja przebiegła zgodnie z planem.

5. Promuj event jako wydarzenie angażujące dla uczestników

Przed rozpoczęciem wydarzenia promuj swój event jako wydarzenie interaktywne z głosowaniami oraz konkursami “na żywo”, networkingiem online i sesją Q&A. Wysłanie takiego komunikatu już na samym początku zachęci potencjalnych uczestników do wzięcia udziału, a także pozytywnie zachęci ich do aktywnego uczestnictwa w interaktywnych atrakcjach.

6. Zbierz interaktywnie feedback

Chcąc zaangażować uczestników, musisz także zadbać o platformę do wypowiedzenia swojej opinii odnośnie wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy poczują, że ich zdanie jest ważne oraz realnie ma wpływ na wygląd obecnego, a także przyszłych wydarzeń. Dzięki temu także, jako organizator będziesz miał informację, czy wydarzenie to wypełniło założone cele biznesowe oraz marketingowe, a także czy w oczach uczestników warto takie eventy online robić w przyszłości. 

Organizowanie oraz zarządzanie eventami online wiąże się z nowymi wyzwaniami, które w świecie offline naturalnie znajdują swoje odpowiedniki. Tworząc więc infrastrukturę technologiczną, staramy się zapewnić taki sam poziom zaangażowania, aby uczestnicy wydarzeń w pełni czuli się ich częścią. Powyższe wskazówki pozwolą zbliżyć się ku wypełnieniu celu marketingowego, jakim jest zapewnienie wysokiego poziomu customer experience na poziomie eventu offline.