Zasady spotkań online – 8 kroków do udanej wideokonferencji
Home office to obecnie bardzo częste zjawisko, a dla wielu osób praca z domu stała się już codziennością. Wśród tych zmian pozostają jednak kwestie niezmienne, takie jak konieczność pozostawania w stałym kontakcie ze współpracownikami, klientami czy kontrahentami. Dobra, udana komunikacja jest bowiem podstawą efektywnej pracy. Odpowiedzią współczesnego świata na tę potrzebę są coraz powszechniejsze spotkania online prowadzone za pomocą wideokonferencji, dzięki którym możliwy jest szybki i łatwy kontakt bez konieczności wychodzenia z domu czy własnego biura. Aby jednak były one równie udane jak spotkania twarzą w twarz, konieczne jest przestrzeganie kilku podstawowych reguł.
Najważniejsze zasady spotkań online
Etykieta spotkań online pozwala na utrzymanie rozmowy na pożądanym poziomie i przeprowadzenie profesjonalnej wideokonferencji, satysfakcjonującej dla każdej ze stron. Poniżej znajdziesz nasze wskazówki dotyczące tego, czego dopilnować, by doświadczenie było na jak najwyższym poziomie.
#1 Zadbaj o odpowiednie połączenie z Internetem.
Do udanej wideokonferencji niezbędne jest dobre połączenie z siecią gwarantujące łączność z rozmówcami na właściwym poziomie. Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że przez cały czas szybkość przesyłu i odbioru danych pozostanie niezmieniona. Istnieje możliwość przeprowadzenia szybkiego testu pokazującego prędkość łącza; wykonamy go między innymi przy użyciu bezpłatnych narzędzi online.
#2 Włącz kamerę.
Udana komunikacja to nie tylko werbalna część spotkania, ale także wszystkie jej elementy poboczne takie jak gestykulacja czy mimika twarzy. Komunikacja niewerbalna odgrywa istotną rolę podczas każdej rozmowy, zarówno twarzą w twarz, jak i online.
#3 Ustaw odpowiedni kadr.
Jeszcze przed rozpoczęciem spotkania online warto nieco oswoić się z kamerą, a także ustawić ją pod odpowiednim kątem. Właściwy kadr pozwoli nie tylko na odpowiednie zaprezentowanie się, ale także na ukrycie mniej reprezentacyjnych części pomieszczenia. Jeśli nie masz możliwości dostosowania przestrzeni, warto rozważyć skorzystanie z wielu nakładek dostępnych w sieci, które zastąpią niezbyt profesjonalne tło. Możesz też stworzyć własne korzystając z Canva.com.
#4 Zadbaj o odpowiednie warunki rozmowy.
Bardzo ważne jest zadbanie o to, aby nic nie przerwało Ci ani nie przeszkadzało w prowadzeniu rozmowy. W tym celu warto zamknąć wszystkie okna w pomieszczeniu, odcinając się od niepożądanych dźwięków z zewnątrz, takich jak ruch uliczny, kosiarka czy roboty drogowe. Pamiętaj także o każdorazowym wyciszeniu swojego mikrofonu po skończonej wypowiedzi. Pozwoli to uniknąć generowania niepotrzebnych i rozpraszających rozmówców dźwięków, takich jak robienie notatek, picie wody, odstawianie szklanki czy odsuwanie krzesła od biurka.
#5 Zadbaj o odpowiedni strój i kulturę osobistą.
Wiele osób uznaje spotkania online za mniej oficjalne i nie dba w sposób właściwy o schludny i elegancki ubiór. Nic bardziej mylnego – spotkanie online powinno być utrzymane na takim samym poziomie jak spotkania twarzą w twarz, a jednym z podstawowych elementów budujących ich profesjonalny ton jest zachowanie zasad savoir-vivre oraz dopasowany do sytuacji strój.
#6 Skup się na spotkaniu.
Podczas wideorozmowy staraj się poświęcać maksimum uwagi swoim rozmówcom. Niezbyt dobrze widziane jest jednoczesne prowadzenie spotkania online oraz sprawdzanie skrzynki mailowej czy porządkowanie dokumentów. Takie zachowania nie tylko stawiają Cię w złym świetle, ale także rozpraszają Twoją uwagę, przez co mogą umknąć Ci istotne ustalenia.
#7 Zaopatrz się odpowiednio.
Przed rozpoczęciem spotkania przygotuj sobie wszystkie potrzebne dokumenty, notes oraz inne ważne przedmioty. Weź ze sobą także szklankę wody, aby nie musieć przerywać spotkania, kiedy odczujesz potrzebę nawodnienia i nawilżenia gardła podczas długiej rozmowy.
#8 Przygotuj plan swojej wypowiedzi.
Zadbaj o to, aby Twoje wypowiedzi były profesjonalne i zrozumiałe. Przygotuj listę omawianych tematów, pytania, które chcesz zadać oraz własne odpowiedzi na zadane przez rozmówców pytania. Dobre przygotowanie merytoryczne do rozmowy jest równie istotne jak wszystkie pozostałe zasady spotkań online.
Powyższe zasady spotkań online to istotne kroki do udanej, efektywnej wideokonferencji, utrzymanej na wysokim, profesjonalnym poziomie. Reguły te pozwolą Ci pokazać się w dobrym świetle i przedstawić swoją osobę nie tylko jako specjalistę w swojej dziedzinie, ale także jako osobę o wysokiej kulturze osobistej i znajomości najważniejszych zasad savoir-vivre, także tych obowiązujących w przestrzeni internetowej.
