Eventy wewnętrzne – jak robić to dobrze?

Spotkania, wydarzenia wewnętrzne, eventy in-house – niezależnie od tego jak je nazywają, są obecne w niemal każdej korporacji. Eventy wewnętrzne są coraz częstszym sposobem dużych przedsiębiorstw na poprawę przepływu komunikacji w firmie. Jak zatem zorganizować event in-house, który będzie sukcesem? Odpowiedź znajdziesz w artykule. 

W dobie rozwiniętych narzędzi do komunikacji, możesz zadać sobie pytanie po co właściwie zawracać sobie głowę firmowymi wydarzeniami, skoro wystarczy napisać maila lub wiadomość na slacku, żeby nawiązać kontakt z sąsiednim oddziałem firmy. W czasach boomu tych narzędzi obserwowaliśmy przecież przypadki przeniesienia całości komunikacji wewnętrznej korporacji w wirtualną przestrzeń. Jednak nie bez powodu te same korporacje wracają do tradycyjnych spotkań twarzą w twarz, nawet jeśli oznacza to organizację konferencji dla 200 menedżerów z całej Polski. Dlaczego? 

Dlaczego właśnie wydarzenia wewnętrzne? 

Eventy wewnętrzne są zwykle kojarzone z dwudniowym wyjazdem integracyjnym, grillem i kalamburami lub świąteczną imprezą zorganizowaną przed przerwą od pracy. Ale to nie wszystko, ponieważ większość przypadków to jednak spotkania na tle biznesowym. Odejście od elektronicznych sposobów kontaktu takich jak telekonferencje, mailingi czy komunikatory ma swoje źródło w korzyściach jakie płyną z bezpośredniego spotkania face to face. 

Mniejszy dystans

Po pierwsze, eventy in-house skracają dystans pomiędzy poszczególnymi szczeblami pracowników. Ponieważ zazwyczaj biorą w nich udział zarówno główni menadżerzy jak i niektórzy pracownicy operacyjni, wewnętrzne eventy są szansą na wzajemne poznanie się, integrację, a przez to zniwelowania problemów komunikacyjnych. Jesteśmy wtedy świadkami wymiany informacji, często w nieformalnym wymiarze, które pozwalają rozwiązać niektóre nieme konflikty. Możesz być pewien, że jeśli Twój marketing menedżer spotka Head of Sales na stopie niezwiązanej stricte z pracą, łatwiej będzie im się dogadać co w przyszłości zaowocuje polepszeniem komunikacji między zespołami. Dodatkowo, mając pracowników zgromadzonych w jednym miejscu możesz efektywniej przekazać im istotne informacje na temat firmy. Wtedy zyskujesz pewność że komunikat faktycznie został odebrany przez odbiorcę. 

Tworzenie corporate culture

Dalej, między innymi dzięki integracji pracowników, o której właśnie wspomniałem, wydarzenia wewnętrzne sprzyjają poprawie i tworzeniu kultury organizacji. W bezpośrednich kontaktach wytwarza się specyficzny dla danej organizacji sposób bycia, prowadzenia rozmów, a także jej charakterystyczna atmosfera. Tym samym można zauważyć co należy komunikować kreując markę pracodawcy i jakich ludzi warto rekrutować tak aby w kulturę tej organizacji się wpisali. 

Feedback

Jeszcze jednym, prawdopodobnie najważniejszym, plusem organizacji eventów in-house jest możliwość gromadzenia feedbacku prosto od Twoich pracowników. Ankiety przeprowadzane podczas takich spotkań, najlepiej w formie anonimowej np. przez aplikację wydarzenia, stanowią cenne źródło informacji o aspektach, które należy w firmie kontynuować oraz skarg pracowników. Dasz im także pole do pokazania swoich pomysłów, a to na pewno zostanie docenione. 

Patrząc na korzyści jakie zarządzający korporacją zyskują dzięki wdrożeniu w komunikację wewnętrzną wydarzeń wewnętrznych, wydają się one narzędziem idealnym, prawda? Jednak często zła organizacja odbiera im część efektywności.

Co poszło nie tak, czyli najczęstsze błędy przy organizacji eventów in-house

Współpracując z dużymi firmami przy wdrażaniu rozwiązań, które poprawią komunikację wewnętrzną dzięki dobrze funkcjonującym eventom, często widzę stale powtarzane błędy. Efekt? Skuteczność i poziom korzyści dla organizatora eventu spada. Jakich wtop należy więc unikać? 

Zatkany kanał informacji 

Mimo tego, że wydarzenia wewnętrzne są źródłem poprawy komunikacji w zespole, kluczem do organizacji dobrego eventu jest, cóż… komunikacja właśnie. Niejednokrotnie spotkania, gdzie wymiana informacji na linii organizator-uczestnik pozostawiała wiele do życzenia, traciły swoją założoną przed spotkaniem formę. W miejsce niedoinformowania wkradał się chaos, którego nie można było opanować. Brakowało narzędzi do natychmiastowej i bezpośredniej komunikacji, a to rodziło powszechną frustrację. Uczestnicy nie mieli szansy przygotować się merytorycznie do spotkania, a uczestnicząc w nim nie wiedzieli nawet jaki jest jego cel. Raczej nie tak powinny wyglądać spotkania z pracownikami, zgodzisz się ze mną? 

Brak ustalenia i zakomunikowania celu 

Niejednokrotnie powtarzam, że to co warunkuje sukces wydarzenia to jasno i z góry ustalony cel jaki wydarzenie ma pełnić. Pomyśl tylko, czy zadawałbyś sobie trud organizacji gdybyś nie wiedział po co to robisz? A czy myślisz, że zaplanowałbyś event przynoszący widoczne i potrzebne rezultaty bez precyzyjnego celu? No właśnie. Dlatego brak celu to bardzo poważny błąd. Jeśli nie określisz efektów jakie chcesz osiągnać za pomocą wydarzenia, z góry skazujesz proces organizacyjny na problemy i dokładasz sobie pracy. 

Brak pomiaru efektywności 

No dobrze, załóżmy że cel jest już ustalony. Kolejnym spotykanym błędem jest zaniedbywanie pomiaru skuteczności wydarzeń wewnętrznych. Traktowane jako zwykłe spotkania z pracownikami, nie są w żaden sposób mierzone. To odbiera im efektywność, bo właśnie w twardych danych zgromadzonych podczas eventu leży siła wydarzeń wewnętrznych. Pamiętaj, nie zbierając feedbacku oraz nie mierząc zachowania Twoich uczestników wytrącasz sobie z ręki potężne narzędzie. 

To tylko niektóre, najczęściej spotykane błędy popełniane przez menedżerów dużych korporacji.  Moje doświadczenie pokazuje, że wspólnym mianownikiem ich występowania jest nie postrzeganie większości wewnętrznych spotkań jako wydarzeń, które wymagają odpowiedniego przygotowania i narzędzi. O różnicach między nimi wspominałem niedawno w artykule dla Harvard Business Review Polska, więc możesz dokładnie dowiedzieć się jak je rozróżniać. 

Czy istnieje więc recepta na dobry event wewnętrzny? 

Eventy wewnętrzne – jak robić to dobrze? 

Na szczęście nie wszystko stracone, a to co raz nie wyszło zawsze można naprawić. Jeśli kiedykolwiek przytrafił Ci się event in-house, który nie do końca okazał się być strzałem w dziesiątkę, teraz posłuchaj paru rad, które na pewno pomogą skierować Twoje wydarzenia na dobre tory. Zwróć też uwagę na głos ekspertów, którzy na wydarzeniach wewnętrznych zjedli już zęby i służą ciekawą radą. 

Po pierwsze – zdefiniuj jasny cel 

Jak już wspomniałem założenie konkretnego celu potrafi rozpędzić nie tylko cały proces organizacji wydarzenia, ale także wpłynąć na jego dopracowaną formę. Cel jest jak drogowskaz – zarówno dla Ciebie inwestującego w event oraz uczestnika, który dzięki celowi wie w czym i po co będzie uczestniczył. Innymi słowy by wydarzenie miało sens, sam musisz go najpierw nadać. 

Po drugie – nie lekceważ mniejszych spotkań

Mówiłem też o tym, że błędy często pojawiają się w wyniku lekceważenia mniejszych spotkań, które w gruncie rzeczy mogą być autonomicznym wydarzeniem wewnętrznym. W związku z tym, dla zapewnienia jak najlepszej efektywności wydarzeń wewnętrznych warto jest traktować nawet kameralne spotkanie jak mały event z określonym celem, planem i miernikami efektów. Wyślij agendę meetingu do pracowników, pokaż im cel, przeznacz trochę czasu na networking między działami. To wszystko może znacznie poprawić jakość spotkań wewnętrznych i ich odbiór wśród zespołu. 

Po trzecie – zadbaj o urozmaiconą formę

Wszyscy znamy te spotkania strategiczne, na których minuty dłużą się jak godziny kiedy musimy słuchać kolejnej prezentacji o nowych celach i strategiach na nadchodzący kwartał. Dobre wydarzenie wewnętrzne to takie, które nie przesadza z ilością ciężkiej treści merytorycznej. Jeśli w planach masz przekazanie dużej ilości takiej wiedzy, przeplataj ją przerwami na networking, przekąskę lub po prostu chwilami na złapanie oddechu. Dzięki temu nie tylko rozluźnisz atmosferę, ale także sprawisz że uczestnicy lepiej przyswoją informacje, które dla nich przygotowałeś. 

Czas na networking, który zarezerwujesz w czasie wydarzenia wewnętrznego będzie doskonałą okazją do poznania się bliżej z pracownikami różnych działów firmy. Przepływ informacji, który w taki sposób wytwarzasz daje możliwości zdobycia obszernej wiedzy na temat funkcjonowania firmy. 

Po czwarte – zadbaj o technologię 

Dobrze jest przygotować event in-house także od strony technicznej. Wykorzystując czas pracy Twojego zespołu nie chcesz by był to czas zmarnowany. Warto więc zainwestować w technologie, które usprawnią komunikację przed, w czasie oraz po evencie, a także zadbają o jego sprawny przebieg. Platformy, które pozwolą Ci na przeprowadzenie ankiety ułatwią i przyspieszą wybory. Dzięki takim narzędziom, jak np. Eventory, zaoszczędzisz czas, który możesz przeznaczyć na integrację zespołu, a wszystkie najistorniejsze informacje zostaną w pamięci aplikacji na długo po wydarzeniu, dzięki czemu zawsze możesz ponownie je przeanalizować. 

Dodatkowo, sprawny przebieg i użycie nowych technologii na eventach wewnętrznych podnosi morale w firmie. Stawia Cię to w świetle innowatora, który dba o rozwój firmy przez inwestycje w środki, które usprawniają procesy w firmie i generują nowe dane. To wpływa na ogólne nastroje oraz motywację pracowników, a także kształtuje jej kulturę. Wprowadza ją w nowoczesny wymiar. 

Oczywiście każda firma ma swoją specyfikę dlatego eventy wewnętrzne będą się od siebie różnić. To co zadziała w jednej korporacji, dla innej może się okazać fiaskiem. Ważne, by ciągle monitorować efektywność różnych aspektów tych wydarzeń. W ten sposób znajdziesz swój złoty środek na idealny event in-house. 

Podsumowanie 

Jak podejść do organizacji eventów wewnętrznych aby po prostu zrobić to dobrze? 

Na początek zacznij od celu i dopasowanej do niego koncepcji na wydarzenie. Dalej, zaplanuj aktywności i nie przesadzaj z twardym materiałem, którym uraczysz gości. Daj im czas na networking i poznanie się, wtedy oprócz korzyści przepływu informacji zyskujesz dobrze zintegrowany zespół. Przede wszystkim jednak, pamiętaj o stałym monitorowaniu wyników twoich wydarzeń. Zbieraj dane z wydarzenia i analizuj jego mocne aspekty. Staraj się wyłapać słabe strony i udoskonalać je. 

A jakie są Twoje doświadczenia z wydarzeniami wewnętrznymi? Daj nam znać!