Praca zdalna, a spotkania i eventy – jak zadbać o ich efektywność?

W obliczu pandemii koronawirusa wiele firm stanęło przed koniecznością przeniesienia swojej działalności w sferę online i praca zdalna stała się codziennością w wielu organizacjach. Co zrobić, gdy zespół pozbawiony jest bezpośredniego kontaktu? Czy uda się uniknąć strat wewnątrz firmy? Zobacz, jak sprawnie zorganizować komunikację Twojej firmy oraz zoptymalizować wirtualne spotkania w okresie pracy zdalnej.  

Nadzwyczajne sytuacje wymagają nadzwyczajnych rozwiązań. Tak właśnie stało się w przypadku rozprzestrzeniającej się pandemii koronawirusa. Zarówno od państw, jak od pojedynczych obywateli zależy to, jak wyglądać będzie nasza najbliższa rzeczywistość. Jednym ze sposobów walki z zachorowaniami jest izolacja społeczna, a co za tym idzie przeniesienie aktywności firm w obszar pracy zdalnej. Branże, których codzienna działalność pozwala na działanie na home office skierowały swoich pracowników do ich domów. Choć obecnie powoli wracamy do tzw. “normalności”. Umiejętność odnalezienia się w zdalnej rzeczywistości wciąż pozostanie istotnym czynnikiem.

Praca zdalna – o czym pamiętać organizując zespół? 

Przechodząc na tryb pracy zdalnej, ograniczony został aspekt bezpośredniego kontaktu nie tylko pomiędzy pracownikami Twojego biura, ale także na linii menedżer – pracownicy. W pracy na home office trudniej o płynną komunikację, która stanowi bardzo ważny aspekt pracy w zdalnej rzeczywistości. Warto więc pamiętać o kilku istotnych kwestiach, aby praca zdalna mogła przebiegać zgodnie z oczekiwaniami pracodawcy oraz komfortem pracowników.

Jasne zasady pracy

Mimo że w każdej firmie funkcjonują określone zasady pracy, warto przypomnieć je zespołowi już na samym początku przechodzenia zespołu w tryb zdalny. Możesz też pomyśleć o wprowadzeniu nowych wytycznych dedykowanych dla home office. Przykładowo, możesz wprowadzić tryb jednolitych godzin pracy dla wszystkich, co zapewni Tobie oraz Twojemu zespołowi kontrolę nad swoim dniem. 

Dobra komunikacja

Następną kwestią jest zadbanie o prawidłowe komunikowanie się zespołu. W dobie cyfryzacji dysponujemy wieloma narzędziami, które pomogą Ci podtrzymać kontakt z zespołem. Skup się na tym, aby ten kontakt był: 

• Stały – bądź na bieżąco z tym, co dzieje się w Twoim zespole i jak wygląda stopień realizacji projektów.
• Uporządkowany – komunikaty powinny być jasne, więc należy zadbać o to, by wszyscy byli dobrze poinformowani, przy czym należy pamiętać o przestrzeni do komunikacji towarzyskiej, która jest ważnym elementem normalnego trybu pracy.
• Określony czasowo – zagospodaruj dobrze kalendarz firmowy, aby ułatwić umawianie wirtualnych spotkań oraz zapewnić dostęp do informacji, kiedy członkowie zespołu są zajęci, a kiedy mają możliwość się spotkać online.

Spotkania i eventy online

W Eventory zawsze podkreślamy wagę dobrej komunikacji oraz budowania relacji. Eventy to najlepszy sposób na efektywną komunikację z zespołem – angażują, tworzą więź i pozostają najbardziej klarownym środkiem wymiany informacji. To właśnie one, nawet w czasie społecznej izolacji, pozostają kluczem do tworzenia więzi między pracownikami. Co więc zrobić jeśli niemożliwym stało się spotkanie twarzą w twarz z Twoim zespołem? W takiej sytuacji na pomoc przychodzi event, który w obecnych okolicznościach przybrał formę eventu online. 

Pamiętaj, że eventy to nie tylko wielkie konferencje czy targi. Do czynienia z eventem, masz w każdym przypadku, kiedy inwestujesz środki w organizację wszelkiego rodzaju spotkania w konkretnym celu, który wspiera cele biznesowe całej firmy. Przykładowo, kiedy chcesz uzyskać feedback, zadbać o komunikację oraz zebrać dane. Eventy wewnętrzne i zewnętrzne w różnych formach są elementem strategii marketingowej i biznesowej. Zobacz jak organizować efektywne i wartościowe eventy wewnętrzne!

Wyzwania eventu online

Uczestnicząc w spotkaniach internetowych, mimowolnie natrafiamy na problemy z nimi związane. Wraz z przeniesieniem działalności w strefę pracy zdalnej, wyzwania, jakie stawia organizacja spotkań online, stały się problemami dnia powszedniego. Wiele organizacji znalazło już sposób na organizowanie e-eventów w sposób efektywny – możesz o tym przeczytać w Forbes.

Wśród najczęściej spotykanych problemów podczas organizacji eventu online możemy wyróżnić:

• Problemy techniczne  – od wadliwego sprzętu, niedziałających mikrofonów czy kamer, przez wyrzucanie zalogowanych osób z pokoju spotkań, aż po urywane wypowiedzi uczestników.
• Chaos organizacyjny – każdy z nas zna scenariusz, w którym coraz to nowe osoby logują się do spotkania w trakcie jego trwania i brakuje kontroli nad aktywnością uczestników.
• Brak zaangażowania – niezręczna cisza zdarza się także podczas spotkań biznesowych, zwłaszcza jeśli współuczestnicy nie angażują się w spotkanie i nagle zostaną wywołani do odpowiedzi.
• Nieokreślony plan – często telekonferencje nie są przemyślane, a problemy techniczne uniemożliwiają realizację agendy
• Niska skuteczność – organizatorzy nie stawiają sobie celu dla danego spotkania lub nie sprawdzają stopnia jego realizacji.
• Rozpraszacze – szeroko pojęte czynniki zewnętrzne, które uniemożliwiają czynny i zaangażowany udział w wideo spotkaniu. 

Jak skutecznie przeprowadzać spotkania online podczas pracy zdalnej?

1. Wybierz odpowiednie miejsce

Event online niewiele różni się od eventu tradycyjnego. Punktem odróżniającym jest tutaj przestrzeń, w jakiej spotkanie będzie się odbywać. Oznacza to, że do wybrania odpowiedniej platformy do telekonferencji musisz podejść tak jak do wyboru miejsca na konferencję tradycyjną. Możesz korzystać z platform takie jak np. Zoom, WebEx czy Microsoft Teams. Stwórz listę swoich oczekiwań i sprawdź, która z wybranych platform spełnia Twoje wymogi. Przykładowo sprawdź, czy wystarczy Ci jeden wirtualny “pokój”, czy kilka symultanicznie albo czy Twoje spotkanie potrwa 30 min, a może 3 godziny.

2. Poinformuj uczestników o spotkaniu

Podobnie jak w przypadku wydarzeń live, uczestnicy spotkania online muszą mieć chwilę czasu by się do niego przygotować. Istotnym jest, aby dobrze poinformować uczestników o tym, w jaki sposób mają dołączyć do spotkania. Konkretne instrukcje ograniczą chaos oraz zminimalizują problemy techniczne. Dobrą praktyką jest poproszenie uczestników o połączenie się na 5 min przed rozpoczęciem spotkania, aby w razie problemów móc je rozwiązać na czas.

3. Ustal cele spotkania

Każdy event, również ten wirtualny, powinien mieć swój konkretny cel. W ten sposób, będziesz wiedział jak nim pokierować, aby przyniósł Ci określone rezultaty. Także uczestnicy, mając świadomość, po co się spotykają, będą bardziej zaangażowani w wydarzenie i poważniej podejdą do telekonferencji. 

4. Zaplanuj ciekawą agendę

Mając jasno ustalony cel spotkania, pomyśl w jaki sposób ułożyć kwestie do omówienia czy prezentacje tak, aby skupić uwagę uczestników. Warto wpleść w merytoryczną warstwę spotkania urozmaicenia w postaci głosowań w aplikacji mobilnej, którą uczestnicy będą mieć pod ręką w telefonie, lub zorganizować sesję burzy mózgów czy dyskusji. Jednym z największych wyzwań organizowania wydarzeń online jest fakt, że uczestnicy podczas spotkania “wyłączają się”, a nawet wyciszają głos w laptopie i nie uczestniczą faktycznie w wydarzeniu. Zaangażowanie ich jest więc kluczowe i wymaga odpowiednich narzędzi, które sprawią, że nasza agenda będzie interesująca.

 5. Zbierz feedback

Organizując wydarzenie online, nie możesz zapomnieć o feedbacku. Dlaczego? Tylko tak będziesz w stanie uzyskać odpowiedzi na najbardziej nurtujące Cię pytania – czy udało mi się osiągnąć cel? Czy spotkanie było skutecznym środkiem? Jakie kwestie organizacyjne warto poprawić? W ten sposób nie tylko dokonujesz ewaluacji czasu spędzonego na evencie czy spotkaniu, ale także poznajesz preferencje Twojego zespołu pracującego zdalnie. To niezwykle ważne, jeśli w firmie odbywa się dużo spotkań, a praca zdalna wydłuża się.Komunikacja i spotkania wirtualne członków zespołu są kluczowe dla efektywności Twojej firmy podczas pracy zdalnej. Ważne jest więc, aby zadbać o utrzymanie zaangażowania pracowników w działalność firmy dzięki zachowaniu kontaktów bezpośrednich. Pamiętaj, że sukces zależy nie tylko od wyboru odpowiedniego narzędzia do pracy online. Za osiągnięcie sukcesu odpowiada przede wszystkim dobra organizacja oraz zarządzanie eventami tak, aby każdy mógł dać z siebie maksimum zaangażowania – prosto z domowego biura!