Raportowanie wydarzeń – koszmar pracowników. Jak usprawnić proces raportowania po evencie?
Czy wiesz co spędza sen z oczu większości menedżerów? Raporty, tabele i sprawozdawczy koszmar. Raportowanie efektywności eventu ciągle plasuje się w czołówce znienawidzonych i najbardziej problematycznych obowiązków zarówno pracowników jak i zarządzających korporacjami. Czy jest coś co możesz zrobić aby uratować swój zespół od koszmaru raportowania i oszczędzić sobie kilka siwych włosów? Sprawdźmy!
Inwestowanie w Event Marketing jako część strategii marketingowej przedsiębiorstwa staje się coraz bardziej powszechne. Menadżerowie wychodzą naprzeciw mniej konwencjonalnym sposobom promocji, by ogrzać oziębłe serca współczesnych konsumentów i strają się pokonać wszechobecne zjawisko banner blindness. Coraz częściej dostrzegają oni profity płynące z wykorzystania wydarzeńw w aktywności firmy takie jak np. kreowanie świadomości marki, rozpowszechnianie wizerunku marki pracodawcy czy napędzanie sprzedaży.
Trudności w Event Marketingu
Wszystko to brzmi jak piękna bajka, prawda? Masa leadów spływająca do firmy, masy konsumentów świadomych Twojego istenienia i realny wpływ na to jak Cię postrzegają. Jednak obserwując branżę eventową od wielu lat ciągle zauważam jak wielkim problemem dla zespołu oraz kadry zarządzającej jest kwestia przygotowania dobrego raportu po wydarzeniu. Ten problem, który prawdę mówiąc może być obecnie zniwelowany lub nawet całkowicie wyeliminowany dzięki nowym technologiom, staje się źródłem wielkiej frustracji w szeregach korporacji. Efekt? Pozytywne efekty eventów giną w morzu rozdrażnienia pracowników.
Prowadząc przedsiębiorstwo chcesz mieć wgląd w to jakie inwestycje są opłacalne. Chcesz mieć możliwość ocenić je jak najszybciej, wprost po skończonych działaniach, prawda? Nic dziwnego. W końcu to właśnie konkretne raporty i liczby pokazane czarno na białym są podstawą do podejmowania kolejnych decyzji dla rozwoju Twojego biznesu. Jednak często zdarza się tak, że raport z wydarzenia dociera na Twoje biurko grubo po czasie. Dlaczego? Efektywność twojego zespołu może nie mieć z tym nic wspólnego mimo, że to oni są odpowiedzialni za to zadanie. W większości przypadków to wady w procesie raportowania jest źródłem problemu.
Raportowanie po evencie – dlaczego to aż taki koszmar?
Organizatorzy eventów wiedzą, że aby przedsięwzięcie okazało się sukcesem muszą rzucić się w wir przygotowań i pozostać na najwyższych obrotach aż do samego końca. Następnie przychodzi czas na wyciągnięcie odpowiednich wniosków i podsumowanie starań. To także moment, w którym obroty w niewyjaśnionych okolicznościach spadają, a maszyna, która do tej pory sunęła równo do przodu zwalnia, niczym zakopany w świeżym błocie maluch. Istnieje kilka przyczyn takiego stanu rzeczy:
- Brak jasnych celów lub brak ich pomiaru
- Chaos ogromu narzędzi do zarządzania eventem
- Ciągła analogowość procesu organizacji eventu
Brak celów = brak mierzenia wyników = brak skutecznego raportowania
Ustalanie jasnych i właściwych celów dla każdego organizowanego eventu napędza jego orgazniację i wpływa na zyskowność procesu zarówno samej organizacji wydarzenia. Dodatkowo znacznie ułatwia raportowanie. Dalej, kiedy masz na uwadze co chcesz osiągnąć, jesteś w stanie zdefiniować KPI. Te wskaźniki pozwolą faktycznie zmierzyć kluczowe aspekty wydarzenia. Jeśli się nad tym zastanowisz, te dwa czynniki powinny dać ci podstawy do stworzenia konkretnego raportu pokazującego sukces eventu (lub jego brak). Brzmi sensownie? Mimo to, jedną z najbardziej powszechnych przeszkód na drodze do skutecznego raportowania jest ciągle brak jasnych celów dla tworzonych wydarzeń.
No dobrze, ale załóżmy, że Twój event ma postawione cele. To wcale nie oznacza, że Twój zespół ominie dramat tworzenia raportu. Kolejnym problemem jest brak możliwości zmierzenia postawionych sobie przez zespół KPI. Może to wynikać z faktu, że organizatorzy nie mają pojęcia, jak zacząć mierzyć istotne aspekty wydarzeń. Niestety, w dalszym ciągu panuje przekonanie o niematerialności eventów i braku możliwości wyciągnięcia z nich jakichkolwiek danych. To skutkuje raportami przypominającymi Baśnie Tysiąca i Jednej nocy – oparte na domysłach, wyobrażeniach, zamiast na twardych danych pokazujących realne efekty i aktywność poszczególnych stoisk itd.
Mnogość narzędzi do zarządzania i mierzenia eventu = chaos
Proces organizacji eventu jest bardzo wymagający. Aby chociaż w małym stopniu dać usprawnić pracę organizatorów, na rynku wykiełkowało wiele narzędzi mających usprawnić ten proces. Pewnie myślisz, że w takim razie im więcej narzędzi dostanie twój zespół, tym ich praca będzie szybsza i przyjemniejsza, a raporty przyjadą na twoje biurko razem ze świeżo zaparzoną kawą już na drugi dzień po evencie? Nie jest jednak tak kolorowo – zbyt wiele narzędzi na wydarzeniu może wręcz opóźnić proces raportowania.
Wyobraź sobie, że masz do dyspozycji 10 różnych narzędzi. Korzystasz z nich podczas wydarzenia,a każde gromadzi inne dane. Dane zapisują się na pamięci każdego z narzędzi – wszystko gotowe by zamienić się w kolorowe wykresy i w końcu wylądować na Twoim biurku w formie raportu. Jest tylko jeden problem – jak wszystkie te dane zagregować w jednym miejscu z różnych źródeł? Jak wyciągnąć wnioski z informacji pozyskanych w wyniku kilku różnych algorytmów i innych metod? Tutaj pojawia się problem czasu. Pomyśl, jak więcej czasu Twój zespół spędzi przy składaniu raportu w jedna spójną formę! Pomijając fakt, że większość danych znajduje się w mało czytelnym labiryncie kolumn i linijek arkusza kalkulacyjnego.
Analogowość eventu = zmarnowany potencjał i efektywność eventu
Ostatnia, ale wierz mi, na pewno nie najmniej istotna kwestia – prowadzenie eventu i działalności biznesowej w sposób analogowy, który doprowadzi do szału twój zespół. Dzięki temu możesz być pewien, że poczekasz na raport dni (jeśli nie miesiące). To może wydawać się dziwne (przecież żyjemy w czasach, gdy technologia wkradła się już w większość aspektów naszego życia), ale podczas rozmów z klientami widzę jak zacofane są sposoby sporządzania raportów i analityczna strona wydarzenia.
Niezależnie od tego czy to kwestia nawyków, czy zwykła nieświadomość dostępnych na rynku rozwiązań, arkusze kalkulacyjne ciągle pozostają jedynym miejscem do gromadzenia i analizy danych w firmach. Jednak ta technika znacznie ogranicza ilość danych, które jesteś w stanie zgromadzić. To powoduje, że Twoje analizy stają się znacznie uboższe. Dodatkowo, w grę wchodzi tu też czynnik ludzki – to czy twój zespół potrafi szybko i sprawnie radzić sobie ze ścianą danych w arkuszu.
Zatrzymanie zespołu w erze analogowej powoduje, że spędza on godziny, a nawet dni próbując po pierwsze usystematyzować dane zgromadzone z użytych narzędzi w formie arkusza, następnie analizując je. Po tym dochodzi jeszcze etap graficznej obróbki danych, aby raport stał się bardziej przystępny dla przełożonych (w tym Ciebie). Muszą oni spędzić znacznie więcej czasu aby umiejętnie pokazać Ci główne trendy wynikające z zebranych informacji i wyciągnąć odpowiednie wnioski.
Brzmi to jak jedno wielkie marnowanie zasobów firmy, prawda? Na szczęście z pomocą przychodzi technologia.
Jak jedno narzędzie do zarządzania eventem może uratować twój zespół
Jeśli dotarłeś aż do tej części artykułu, może już zauważyłeś, że problemy z procesem raportowania eventu w pewien sposób łączą się w całość. Przykładowo, kwestia ustalenia KPI i celów wpływa na efektywność raportowania na długo zanim pomyślisz o raporcie. Ten krok nie może zostać pominięty przez organizatora, leży w jego gestii i warunkuje każdy kolejny etap organizacji wydarzenia. Jednak z kolejnymi problemami możesz poradzić sobie wdrażając narzędzie do zarządzania wydarzeniem. Ale pamiętaj – jedno wystarczy!
#1 Technologia eventowa mierzy twój event i dostarcza twardych danych
Mając określone cele oraz KPI, kolejnym krokiem do usprawnienia raportowania jest prawidłowe mierzenie ich realizacji. Po pierwsze, wiedząc co chcesz osiągnąć przy pomocy eventu jesteś w stanie określić, które jego elementy chcesz zmierzyć. Tutaj z pomocą przychodzi software, który dostarczy twojemu zespołowi dokładnych danych z każdego z wybranych obszarów (jak np. Ilość nawiązanych na evencie relacji czy najbardziej popularny stand partnera). To stworzy bazę pod zbudowanie rzetelnego raportu. Dzięki temu bdziesz miał na czym oprzeć kolejne decyzje biznesowe.
Dodatkowo, taki sposób dostarczania i agregacji danych oszczędzi czas Twojego zespołu. Może on zostać przeznaczony na inne działania, prowadzące do rozwoju firmy. Z narzędziem, nie muszą już skupiać się na mierzeniu i obróbce danych. Platformy do zarządzania eventem, takie jak np. Eventory, automatycznie gromadzą informacje o uczestnikach, najbardziej popularnych miejscach eventu czy dostarczają feedback. Twój zespół może spokojnie zająć się analizą danych.
#2 Dane gromadzone są w jednym miejscu
Wyobraź sobie, jak pracuje się z kilkoma arkuszami pełnymi odpowiedzi uczestników, liczb określających ilość wejść na poszczególne wykłady. Włosy stają dęba na samą myśl, prawda? To samo ma miejsce w przypadku zbyt wielu narzędzi, o czym wspominałem wcześniej. Jeden ekosystem narzędzi dostarczający dane o wydarzeniu gromadzi je w jednym miejscu. Co więcej, przeważnie istnieje możliwość eksportu tych danych także poza narzędzie.
Korzystając z technologii w zakresie zbierania danych Twój zespół ma do nich dostęp w panelu użytkownika, który pozwoli na dowolną ich analizę. Dodatkowo, są one spójne pod względem zarówno sposobu prezentacji jak i algorytmów pozyskiwania. To wszystko pomaga Twoim pracownikom szybciej i solidniej stworzyć raport, który zawiera jednolity zestaw informacji. Dostęp do danych bezpośrednio po wydarzeniu, daje Ci gwarancje, że okres oczekiwania na raport skróci się do minimum.
#3 Platforma do zarządzania eventami zadba o dobrą formę raportów
Jedno narzędzie do mierzenia wielu aspektów eventu? Brzmi dobrze. Dane łatwo i szybko dostępne w jednym miejscu? To też marzenie zakopanych w excelach pracowników. Ale jest coś jeszcze. Narzędzia do zarządzania wydarzeniami dbają często także o stronę wizualną zagregowanych danych. Platformy, takie jak Eventory, dostarczają użytkownikom wstępnej analizy informacji. Co to oznacza w praktyce? To, że w miejsce niekończących się rzędów danych w arkuszu, widzą oni schludnie przygotowane wizualizacje w postaci wykresów i tabel. Tym samym, kolejna żmudna część tworzenia raportu zostaje wyeliminowana. Zautomatyzowanie tego kroku to nie tylko zdjęcie ciężaru z ramion Twoich pracowników, ale skrócenie drogi raportów na Twoje biurko.
Wspólne korzyści kadry zarządzającej i pracowników
Kiedy zdasz sobie sprawę z tego jak złożone są problemy spotykane w procesie raportowania czegoś tak ulotnego jak event, to jak dużo niedogodności powoduje on wśród Twoich pracowników staje się jasne. Kulawy proces raportowania wydarzeń ma także negatywny wpływ na proces decyzyjny w biznesie.
Inwestując w nowe rozwiązania, które mogą pomóc zrobić z raportowania bezbolesny i sprawny proces, inwestujesz tak naprawdę w rozwój całej firmy. Dlaczego? Bardziej szczegółowe raporty oparte na solidnych danych dają Ci lepszy wgląd w faktyczne realizowanie założonych celów. Wiesz dzięki temu czy strategia przyjęta dla organizacji jest realizowana i jak skutecznie się to odbywa.
Usprawniasz też proces ewaluacji. W związku z lepszą oceną inwestycji, jesteś w stanie określić, który element okazał się sukcesem, który przyczynił się do realizacji celów firmy, a które okazały się porażką. Upewniasz się, że nieefektywne bądź zbędne działania nie będą podejmowane w przyszłości firmy.
Ze sprawnym raportowaniem jesteś w stanie szybciej zauważyć potencjalne błędy w strategii i działaniu, co oznacza szybszą reakcję i ich poprawę. Czasami ciężko jest dostrzec jak istotny wpływ na rozwój biznesu ma dostęp do konkretnych danych i coś tak podstawowego jak raporty. Dopiero gdy proces zostaje usprawniony jego wpływ staje się jasny i oczywisty.