Case study – współpraca z Ringier Axel Springer Polska
Ringier Axel Springer Polska jest wiodącą firmą mediowo – technologiczną w Polsce i częścią międzynarodowej grupy Ringier Axel Springer Media AG działającej w Europie Środkowo – Wschodniej. Portfolio Spółki obejmuje ponad 20 tytułów prasowych i cyfrowych, takich jak: Onet, Fakt, Forbes, Newsweek, Business Insider i NOIZZ. Firma w każdym miesiącu organizuje dziesiątki eventów dla swoich klientów i partnerów biznesowych, ponadto setki mniejszych spotkań. Ringier Axel Springer Polska tworzy także autorskie konferencje, które wypełnione są merytorycznym contentem, budującym zaangażowaną społeczność wokół marek firmy.
→ WYZWANIE
Wybuch pandemii i jej następstwa nie oszczędziły podmiotów jak Ringier Axel Springer Polska. Firma z dnia na dzień musiała wstrzymać wszystkie zaplanowane eventy stacjonarne, tym samym tracąc możliwość kontaktu z wieloma kluczowymi dla biznesu grupami.
W początkowym okresie pandemii postawiono w Spółce na klasyczne webinary, prowadzone przy wykorzystaniu narzędzi do wideokonferencji. Dość szybko okazało się, że oczekiwania klientów są znacznie większe. Chcą aktywnie uczestniczyć w wydarzeniach, rozmawiać z innymi uczestnikami, wyrażać swoje zdanie, a nie jedynie być biernymi odbiorcami prezentacji. Webinary nie dawały uczestnikom takich doświadczeń, jak eventy stacjonarne. Ringier Axel Springer Polska zaczął przegląd dostępnych na rynku narzędzi do przeprowadzania eventów online, by móc jak najpełniej przenosić do digitalu doznania, wrażenia i efekty z eventów in-person. Duża część relacji B2B była budowana w Spółce z wykorzystaniem eventów, a firma również w czasie pandemii chciała mieć kontakt z klientami, edukować ich, informować o swojej ofercie i aktywnościach oraz wspierać ich w tym trudnym czasie.
→ POTRZEBY
Ringier Axel Springer Polska szukając dostawcy narzędzia do organizacji eventów online miał jasno określone cele i potrzeby. Szukał rozwiązania, które pozwoli zrealizować eventy online równie skutecznie, jak wydarzenia stacjonarne. Firma szukała narzędzia/platformy umożliwiającej przeprowadzanie angażujących spotkań i wydarzeń, oferującej szerokie opcje networkingowe. Dla Spółki istotnym aspektem były także możliwość komunikacji z klientami i partnerami przed, w trakcie i po wydarzeniu. Docelowe narzędzie miało mieć funkcję połączenia i przekazania zebranych danych bezpośrednio do wewnętrznych systemów firmy tak, aby pracownik działu biznesowego lepiej rozumiał potrzeby klientów. Przykładowo jeśli klient podczas eventu wypowiada się, że interesuje go dotarcie do grupy seniorów, to pracownik działu biznesowego Ringier Axel Springer Polska powinien o tym wiedzieć i zweryfikować, czy przedstawiona oferta jest dla klienta jeszcze aktualna. To pozwoli na utrzymanie z nim relacji.
→ REALIZACJA
Współpraca Spółki z Eventory rozpoczęła się w maju 2020 roku. Eventory zostało wybrane spośród innych rozwiązań ze względu na swoją kompleksowość – dawało zarówno możliwość prowadzenia transmisji online, którą również umożliwiają platformy typu Zoom, ClickMeeting, ale przede wszystkim narzędzia do rejestracji i prowadzenia komunikacji z uczestnikami.
Podczas eventów Ringier Axel Springer Polska korzysta najczęściej z kilku oferowanych przez Eventory funkcji:
- opcji tworzenia dedykowanych poszczególnym wydarzeniom landing page’y,
- rejestracji na event,
- funkcji komunikacji z uczestnikami przed, w trakcie i po evencie za pomocą kampanii e-mailingowych,
- quizów, głosowań i ankiet w trakcie wydarzeń i modułu do pytań na żywo,
- ogólnego czatu dostępnego na każdym wydarzeniu,
- możliwości zbierania feedbacku i ocen od uczestników wydarzeń.
Ponadto jedną z kluczowych opcji stała się dla firmy możliwość samodzielnego tworzenia średniej wielkości eventów, bez konieczności wsparcia ze strony działu tech, bez agencji eventowych i bez wsparcia technicznego Eventory. Zagwarantowało to samodzielność, niezależność i elastyczność osób odpowiedzialnych za wydarzenia realizowane przez Ringier Axel Springer Polska.
→ EFEKTY
Po kilku pierwszych miesiącach pandemii istniało ryzyko, że frekwencja na organizowanych początkowo webinarach zacznie być zauważalnie mniejsza, gdyż przestrzeń online została zalana takimi aktywnościami, a odbiorcy po prostu przestali reagować na zaproszenia do udziału w nich. Dzięki współpracy z Eventory Ringier Axel Springer Polska wprowadził zupełnie nową jakość komunikacji z uczestnikami. Obecnie firma z wykorzystaniem platformy Eventory realizuje nawet po kilka wydarzeń i spotkań online tygodniowo. Sumarycznie, od początku współpracy udało się zbudować społeczność ponad 10 tys. uczestników, stale korzystających z eventów Spółki. Intuicyjny interfejs platformy sprawia, że między 80% a 90% pracy przy organizacji poszczególnych eventów zespoły wewnątrz Ringier Axel Springer Polska realizują już samodzielne.
Inne efekty wdrożenia – pozytywne zmiany w organizacji
Praca nad organizacją wydarzeń online w firmie stała się łatwiejsza. W zeszłym roku firma korzystała z kilku innych narzędzi. Dzięki wdrożeniu Eventory event marketing Ringier Axel Springer Polska realizowany jest obecnie w obrębie jednej platformy, gdzie zagregowane są wszystkie informacje o działaniach eventowych prowadzonych tak całościowo, jak i w określonej kategorii. Mówiąc wprost: eventy organizowane w firmie przy użyciu platformy Eventory są obecnie zebrane w jednym miejscu, a ich jakość i prezentacja wizualna zostały zunifikowane.
Inne efekty wdrożenia – wnioski project managerów
→ Kolejne kroki
Współpraca Eventory z Ringier Axel Springer Polska rozwija się z każdym kolejnym miesiącem. W najbliższym czasie zostanie ona poszerzona o kolejne opcje networkingu, a system Eventory ma zostać zintegrowany z CRM Spółki. W dalszych planach firmy uwzględniają organizację eventów w formie hybrydowej.